Cartório de Notas / Tabelionato de Notas

    Este documento visa descrever as principais características e serviços prestados por este tipo de cartório, assim como as suas responsabilidades.

DIFERENÇA ENTRE CARTÓRIO E TABELIONATO

Após a publicação da Constituição Federal do Brasil de 1988 as “Serventias Extrajudiciais”, também denominadas em algumas legislações estaduais de “Cartórios Extrajudiciais” passaram a se chamar: Serviços Notariais e de Registro.

Ainda popularmente chamados de “cartórios”, esses serviços são delegados pelo Poder Público a particulares que prestam um rigoroso concurso público.

Foi-se o tempo que “cartório se passava de pai para filho”.

O Art. 208 da Constituição Federal do Brasil de 1967 previa o seguinte:

Art. 208 - Fica assegurada aos substitutos das serventias extrajudiciais e do foro judicial, na vacância, a efetivação, no cargo de titular, desde que, investidos na forma da lei, contem ou venham a contar cinco anos de exercício, nessa condição e na mesma serventia, até 31 de dezembro de 1983. (Incluído pela Emenda Constitucional nº 22, de 1982).

Notem que não era só de “pai para filho que se passava um cartório”!

Era a legislação, oriunda dos representantes do povo (Congresso Nacional), que permitia a permanência, quase que vitalícia (pois, havia na época a aposentadoria compulsória para tabeliães e registradores), na titularidade de um “cartório” uma pessoa que preenchesse determinados requisitos legais “sem concurso público”!

A atual Constituição Federal do Brasil prevê em seu artigo 236 o seguinte:

Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.

§ 1º - Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário.

§ 2º - Lei federal estabelecerá normas gerais para fixação de emolumentos relativos aos atos praticados pelos serviços notariais e de registro.

§ 3º - O ingresso na atividade notarial e de registro depende de concurso público de provas e títulos, não se permitindo que qualquer serventia fique vaga, sem abertura de concurso de provimento ou de remoção, por mais de seis meses.

A atividade notarial e registral foi regulamentada em 1994 pela Lei Federal 8935.

PRINCIPAIS CONCEITOS

   O Tabelião de Notas ou Notário é o profissional do Direito, portador de fé pública, conferida pelo Estado. Assim, tudo que o notário disser, relativamente aos atos que praticou é verdadeiro, a não ser que se prove cabalmente ao contrário. Essa característica proporciona a segurança dos negócios, pois sempre se terá relatado a verdade, tudo o que aconteceu e tudo o que ficou contratado. O tabelião não permite que um dos contratantes assine uma escritura mediante coação, fraude ou simulação. O Notário previne a lide, a disputa judicial.

-I- Escritura Pública

   A escritura pública é um dos atos que o Notário escreve de forma descritiva, relatando tudo o que presenciou e o que lhe foi declarado pelos participantes do negócio. Quando o Notário aceita a declaração de uma pessoa, o primeiro ato que faz é identificar quem declara. Em seguida, verifica a capacidade civil das partes envolvidas e, por fim somente aceita essas declarações se forem feitas livremente. Além dessas cautelas, quando a escritura tiver por objeto um imóvel, o Notário verifica se a documentação imobiliária está perfeita, apurando se existem ônus sobre o imóvel (penhora, hipoteca, etc.), impostos em atraso, se a construção está regularizada pela Prefeitura, se existe débito de INSS decorrente da construção, se existe débito condominial sobre apartamento e se os vendedores estão sendo processados ou têm títulos protestados.

   Verificados os documentos das partes e do objeto do negócio, o Notário orientará vendedor e comprador, explicando-lhes todos os aspectos jurídicos da transação. Além da Escritura o Tabelião lavra Procuração Pública que é o instrumento pelo qual alguém delega poderes a outrem, para em seu nome e por sua conta praticar atos ou administrar seus negócios. No Tabelionato de Notas também se faz o reconhecimento de firmas ou assinaturas, a autenticação de cópias, expede-se certidões de atos e documentos arquivados e atas notarias.


-II- Testamento Público

   É o ato mais solene que o Notário faz. O Código Civil Brasileiro traz, em seu artigo 1864, todas as formalidades que devem ser cumpridas pelo Tabelião para que o ato seja perfeito. Essas formalidades se justificam porque, quando o testamento for cumprido, aquele que o ditou, o testador, já não estará neste mundo para confirmar a sua vontade. Às vezes, o testador fica em dúvida sobre exatamente o que fazer com alguns de seus bens, chegando mesmo a perguntar ao Tabelião o que é melhor.

   O Notário não vai dar a sua opinião, mas explica ao testador de forma absolutamente objetiva e impessoal as conseqüências de cada decisão sua. Muitas vezes a pessoa vai a um Notário para fazer o seu testamento, sem ter noção de como funciona a sucessão legal e a testamentária pela lei brasileira. Neste caso, o Notário explica todas as regras da sucessão legal, o que poderá ser modificado por testamento e como isso poderá ser feito. Essa explicação tem que ser objetiva, clara e em linguagem absolutamente simples, para que o interessado, leigo em Direito, compreenda e possa decidir como testar.

-III-Procuração Pública

   A procuração é o instrumento do mandato pelo qual alguém delega poderes a outrem, para em se nome e por sua conta praticar atos ou administrar e negócios. O mandato pode ser oral ou escrito este quando feito em cartório adquire a forma pública. É bom lembrar que o mandato outorgado por procuração se reveste de forma perfeita e inequívoca, além de imprescindível para a pratica de certos atos, como a venda e um imóvel.


-IV-Reconhecimento de Firmas

   É o ato em que o Notário garante, por escrito em um documento particular, que tal assinatura foi feita por determinada pessoa, ou que é semelhante ao padrão de assinatura que está em seus arquivos. Não é um simples carimbo preenchido. Ali o Notário está garantindo que a assinatura não foi falsificada, que a data aposta no carimbo é realmente do dia em que lhe foi apresentado o documento. Além disso, o Notário verifica se o documento não é nulo. Se alguém lhe pedir que reconheça as firmas em um contrato nulo como, por exemplo, um contrato particular de casamento, um contrato de promessa de venda de herança de pessoa viva, ele não reconhecerá as assinaturas.

    O reconhecimento de firma no Brasil é feito de duas formas:

a) por autenticidade – quando o Notário identifica o próprio signatário e este assina em sua presença. Este é o legítimo reconhecimento de firma. É aquele que não deixa margem a dúvidas. Aliás, este tipo de reconhecimento de firma é o adotado em todo o mundo, inclusive nos Estados Unidos da América, onde todo o sistema notarial é alicerçado no reconhecimento de firma.

b) por semelhança – esta forma é a mais utilizada no Brasil, porém, não é a melhor do ponto de vista da segurança jurídica. O Notário confere a assinatura a ser reconhecida, com a assinatura que a parte já depositara em seus arquivos. Se a assinatura contiver elementos de semelhança, o Notário a reconhecerá, dizendo que o faz “por semelhança”.

Dizemos que esse tipo não é o ideal, porque a parte não assina na presença do Notário, deixando ele de conferir:

1-) se assinatura foi feita realmente pela parte ou por um especialista em falsificação;
2-) se a assinatura foi aposta no documento mediante ameaça;
3-) se o papel que contém o documento foi assinado em branco;
4-) ou ainda, se o documento foi assinado em virtude de erro ou engano.

-V-Autenticação de Cópias

Por que uma cópia precisa ser autenticada? 

   Pela simples razão de que uma montagem de documento, feita com auxílio de uma máquina copiadora, é ato muito simples de ser feito. Por essa razão, é necessário que o Notário, que tem fé pública, diga que “a cópia confere com original apresentado”. Da mesma forma que o reconhecimento de firma, existem dois tipos de autenticação de cópias: 

1) autenticação da cópia extraída à vista do Notário, em máquina própria;
2) autenticação de cópia extraída por terceiros.

   O primeiro tipo é, sem dúvida, o mais seguro, pois com certeza não é uma montagem e a conferência do original se limita a verificar se não há nele rasuras ou emendas ou, ainda, se não se trata de documento materialmente falso. Quando a cópia do documento é extraída por terceiros há necessidade de se conferir palavra por palavra, além da verificação da eventual adulteração do documento original.

-VI-Certidão de Atos e Documentos Arquivados

O Notário, bem como todo Registrador, é obrigado por lei a fornecer, a quem pedir, cópia de seus atos ou de documentos que a ele são confiados para arquivar.
O Notário é obrigado a guardar para sempre todos os livros em que pratica seus atos e todos os documentos que por norma é obrigado a arquivar.


-VII-Atas Notarias

São escritos que o Notário faz relatando, ele próprio, tudo aquilo que presenciou ou conduz. É um instrumento que relata com fidelidade o que aconteceu e vale como testemunho que não pode ser contestado, a não ser com provas cabais. No Brasil, é um instrumento pouco usado. Em outros países, porém, como Argentina e Uruguai, todas as assembléias gerais de sociedades comerciais, por exemplo, são registradas e transcritas pelo Notário, o que confere muito mais credibilidade a esses instrumentos.

ORIENTAÇÃO ÀS PARTES

Como agente delegado do Poder Público, cabe ao Notário dar forma jurídica aos negócios estabelecidos pelas partes, de maneira que eles estejam de acordo com a legislação vigente e que haja equilíbrio contratual, pois cabe também ao Notário esclarecer e orientar as partes antes de assinar os atos. Por isso antes do leitor efetuar qualquer compra de imóvel, procure o Tabelião da cidade que examinará a documentação e dará todas as informações e esclarecimentos necessários à efetivação do negócio.