Cartório de Notas / Tabelionato de Notas

 

    Este documento visa descrever as principais características e serviços prestados por este tipo de cartório, assim como as suas responsabilidades.

 

DIFERENÇA ENTRE CARTÓRIO E TABELIONATO

Após a publicação da Constituição Federal do Brasil de 1988 as “Serventias Extrajudiciais”, também denominadas em algumas legislações estaduais de “Cartórios Extrajudiciais” passaram a se chamar: Serviços Notariais e de Registro.

Ainda popularmente chamados de “cartórios”, esses serviços são delegados pelo Poder Público a particulares que prestam um rigoroso concurso público.

Foi-se o tempo que “cartório se passava de pai para filho”.

 

O Art. 208 da Constituição Federal do Brasil de 1967 previa o seguinte:

Art. 208 - Fica assegurada aos substitutos das serventias extrajudiciais e do foro judicial, na vacância, a efetivação, no cargo de titular, desde que, investidos na forma da lei, contem ou venham a contar cinco anos de exercício, nessa condição e na mesma serventia, até 31 de dezembro de 1983. (Incluído pela Emenda Constitucional nº 22, de 1982).

Notem que não era só de “pai para filho que se passava um cartório”!

Era a legislação, oriunda dos representantes do povo (Congresso Nacional), que permitia a permanência, quase que vitalícia (pois, havia na época a aposentadoria compulsória para tabeliães e registradores), na titularidade de um “cartório” uma pessoa que preenchesse determinados requisitos legais “sem concurso público”!

 

A atual Constituição Federal do Brasil prevê em seu artigo 236 o seguinte:

 

Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.

§ 1º - Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário.

§ 2º - Lei federal estabelecerá normas gerais para fixação de emolumentos relativos aos atos praticados pelos serviços notariais e de registro.

§ 3º - O ingresso na atividade notarial e de registro depende de concurso público de provas e títulos, não se permitindo que qualquer serventia fique vaga, sem abertura de concurso de provimento ou de remoção, por mais de seis meses.

A atividade notarial e registral foi regulamentada em 1994 pela Lei Federal 8935.

 

 

PRINCIPAIS CONCEITOS

 

   O Tabelião de Notas ou Notário é o profissional do Direito, portador de fé pública, conferida pelo Estado. Assim, tudo que o notário disser, relativamente aos atos que praticou é verdadeiro, a não ser que se prove cabalmente ao contrário. Essa característica proporciona a segurança dos negócios, pois sempre se terá relatado a verdade, tudo o que aconteceu e tudo o que ficou contratado. O tabelião não permite que um dos contratantes assine uma escritura mediante coação, fraude ou simulação. O Notário previne a lide, a disputa judicial.

 

-I- Escritura Pública

   A escritura pública é um dos atos que o Notário escreve de forma descritiva, relatando tudo o que presenciou e o que lhe foi declarado pelos participantes do negócio. Quando o Notário aceita a declaração de uma pessoa, o primeiro ato que faz é identificar quem declara. Em seguida, verifica a capacidade civil das partes envolvidas e, por fim somente aceita essas declarações se forem feitas livremente. Além dessas cautelas, quando a escritura tiver por objeto um imóvel, o Notário verifica se a documentação imobiliária está perfeita, apurando se existem ônus sobre o imóvel (penhora, hipoteca, etc.), impostos em atraso, se a construção está regularizada pela Prefeitura, se existe débito de INSS decorrente da construção, se existe débito condominial sobre apartamento e se os vendedores estão sendo processados ou têm títulos protestados.

   Verificados os documentos das partes e do objeto do negócio, o Notário orientará vendedor e comprador, explicando-lhes todos os aspectos jurídicos da transação. Além da Escritura o Tabelião lavra Procuração Pública que é o instrumento pelo qual alguém delega poderes a outrem, para em seu nome e por sua conta praticar atos ou administrar seus negócios. No Tabelionato de Notas também se faz o reconhecimento de firmas ou assinaturas, a autenticação de cópias, expede-se certidões de atos e documentos arquivados e atas notarias.


-II- Testamento Público

   É o ato mais solene que o Notário faz. O Código Civil Brasileiro traz, em seu artigo 1864, todas as formalidades que devem ser cumpridas pelo Tabelião para que o ato seja perfeito. Essas formalidades se justificam porque, quando o testamento for cumprido, aquele que o ditou, o testador, já não estará neste mundo para confirmar a sua vontade. Às vezes, o testador fica em dúvida sobre exatamente o que fazer com alguns de seus bens, chegando mesmo a perguntar ao Tabelião o que é melhor.

   O Notário não vai dar a sua opinião, mas explica ao testador de forma absolutamente objetiva e impessoal as conseqüências de cada decisão sua. Muitas vezes a pessoa vai a um Notário para fazer o seu testamento, sem ter noção de como funciona a sucessão legal e a testamentária pela lei brasileira. Neste caso, o Notário explica todas as regras da sucessão legal, o que poderá ser modificado por testamento e como isso poderá ser feito. Essa explicação tem que ser objetiva, clara e em linguagem absolutamente simples, para que o interessado, leigo em Direito, compreenda e possa decidir como testar.

-III-Procuração Pública

   A procuração é o instrumento do mandato pelo qual alguém delega poderes a outrem, para em se nome e por sua conta praticar atos ou administrar e negócios. O mandato pode ser oral ou escrito este quando feito em cartório adquire a forma pública. É bom lembrar que o mandato outorgado por procuração se reveste de forma perfeita e inequívoca, além de imprescindível para a pratica de certos atos, como a venda e um imóvel.


-IV-Reconhecimento de Firmas

   É o ato em que o Notário garante, por escrito em um documento particular, que tal assinatura foi feita por determinada pessoa, ou que é semelhante ao padrão de assinatura que está em seus arquivos. Não é um simples carimbo preenchido. Ali o Notário está garantindo que a assinatura não foi falsificada, que a data aposta no carimbo é realmente do dia em que lhe foi apresentado o documento. Além disso, o Notário verifica se o documento não é nulo. Se alguém lhe pedir que reconheça as firmas em um contrato nulo como, por exemplo, um contrato particular de casamento, um contrato de promessa de venda de herança de pessoa viva, ele não reconhecerá as assinaturas.

    O reconhecimento de firma no Brasil é feito de duas formas:

a) por autenticidade – quando o Notário identifica o próprio signatário e este assina em sua presença. Este é o legítimo reconhecimento de firma. É aquele que não deixa margem a dúvidas. Aliás, este tipo de reconhecimento de firma é o adotado em todo o mundo, inclusive nos Estados Unidos da América, onde todo o sistema notarial é alicerçado no reconhecimento de firma.

b) por semelhança – esta forma é a mais utilizada no Brasil, porém, não é a melhor do ponto de vista da segurança jurídica. O Notário confere a assinatura a ser reconhecida, com a assinatura que a parte já depositara em seus arquivos. Se a assinatura contiver elementos de semelhança, o Notário a reconhecerá, dizendo que o faz “por semelhança”.

Dizemos que esse tipo não é o ideal, porque a parte não assina na presença do Notário, deixando ele de conferir:

1-) se assinatura foi feita realmente pela parte ou por um especialista em falsificação;
2-) se a assinatura foi aposta no documento mediante ameaça;
3-) se o papel que contém o documento foi assinado em branco;
4-) ou ainda, se o documento foi assinado em virtude de erro ou engano.

 

-V-Autenticação de Cópias

Por que uma cópia precisa ser autenticada? 

   Pela simples razão de que uma montagem de documento, feita com auxílio de uma máquina copiadora, é ato muito simples de ser feito. Por essa razão, é necessário que o Notário, que tem fé pública, diga que “a cópia confere com original apresentado”. Da mesma forma que o reconhecimento de firma, existem dois tipos de autenticação de cópias: 

1) autenticação da cópia extraída à vista do Notário, em máquina própria;
2) autenticação de cópia extraída por terceiros.

   O primeiro tipo é, sem dúvida, o mais seguro, pois com certeza não é uma montagem e a conferência do original se limita a verificar se não há nele rasuras ou emendas ou, ainda, se não se trata de documento materialmente falso. Quando a cópia do documento é extraída por terceiros há necessidade de se conferir palavra por palavra, além da verificação da eventual adulteração do documento original.

-VI-Certidão de Atos e Documentos Arquivados

O Notário, bem como todo Registrador, é obrigado por lei a fornecer, a quem pedir, cópia de seus atos ou de documentos que a ele são confiados para arquivar.
O Notário é obrigado a guardar para sempre todos os livros em que pratica seus atos e todos os documentos que por norma é obrigado a arquivar.


-VII-Atas Notarias

São escritos que o Notário faz relatando, ele próprio, tudo aquilo que presenciou ou conduz. É um instrumento que relata com fidelidade o que aconteceu e vale como testemunho que não pode ser contestado, a não ser com provas cabais. No Brasil, é um instrumento pouco usado. Em outros países, porém, como Argentina e Uruguai, todas as assembléias gerais de sociedades comerciais, por exemplo, são registradas e transcritas pelo Notário, o que confere muito mais credibilidade a esses instrumentos.

ORIENTAÇÃO ÀS PARTES

Como agente delegado do Poder Público, cabe ao Notário dar forma jurídica aos negócios estabelecidos pelas partes, de maneira que eles estejam de acordo com a legislação vigente e que haja equilíbrio contratual, pois cabe também ao Notário esclarecer e orientar as partes antes de assinar os atos. Por isso antes do leitor efetuar qualquer compra de imóvel, procure o Tabelião da cidade que examinará a documentação e dará todas as informações e esclarecimentos necessários à efetivação do negócio.

Cartório de Registro de Imóveis

 

    Este documento visa descrever as principais características e serviços prestados por este tipo de cartório, assim como as suas responsabilidades.

 

1. O Cartório, Serventia ou Serviço de Registro de Registro de Imóveis

O Cartório de Registro de Imóveis é o local onde as pessoas fazem o registro de seus terrenos, casas, apartamentos ou lojas e onde conseguem informações seguras sobre a verdadeira situação jurídica desses bens imóveis.

Os cartórios de Registro de Imóveis fazem parte do Judiciário?

Não. O tabelião é um particular que fez um concurso público e recebeu uma delegação do Estado. O Poder Judiciário apenas fiscaliza a atividade.

1.1 Qual é a função do Cartório de Registro de Imóveis?

Além de garantir que o imóvel realmente pertence a uma pessoa, o Cartório de Registro de Imóveis guarda o histórico completo de cada bem registrado. Por isso, o cartório tem condições de informar, por meio de certidões, quais foram os vários donos de um imóvel, quem são os atuais proprietários, se o bem tem restrições ou se há algo que impeça a compra ou a venda do imóvel.

1.2 Quais são os atos realizados no Cartório de Registro de Imóveis?

No Cartório de registro de Imóveis são efetuados a matrícula, o registro dos imóveis e, ainda, as averbações que tenham relação com esses bens.

1.3 O que é a matrícula?

A matrícula é o número que se dá ao imóvel nos livros do cartório, seguido por anotações que são como um retrato escrito desse imóvel. Lá se diz exatamente como ele é e a sua localização. Anota-se também toda informação sobre o que acontece a esse imóvel por meio de registros e averbações.

Obs.: Cada imóvel tem sua matrícula própria, aberta quando se faz o primeiro registro.

1.4 O que é o registro?

Registro é o ato que diz quem é o proprietário do imóvel ou se a propriedade deste bem está sendo transmitida de uma pessoa para outra. Quando você leva ao Cartório, por exemplo, uma escritura de compra e venda de uma casa, é feito o registro na matrícula, ou seja, os dados dessa compra e venda são anotados na matrícula daquele imóvel.

1.5 Por que devo registrar meu imóvel?

De acordo com a lei, somente quem registra seu imóvel torna-se realmente o dono do bem.

1.6 Onde devo fazer o registro de meu imóvel?

 O registro do imóvel deve ser feito no cartório que atende a área (região administrativa) onde o imóvel se localiza.

1.7 O que é preciso para fazer o registro de uma compra e venda de imóvel?

Após obter as certidões, é preciso lavrar (fazer) a escritura de compra e venda em um cartório de Notas e recolher o Imposto de Transmissão de Bens Imóveis (ITBI). Depois, você deve ir ao cartório de Registro de Imóveis que atende a região administrativa em que o bem negociado está localizado para registrar a transmissão da na matrícula do imóvel.

1.8 Se houver alguma exigência para que seja feito o registro, o que devo fazer?

Se houver alguma exigência para que o imóvel possa ser registrado, o cartório deve indicar por escrito. Caso você não concorde, ou não possa cumpri-la, poderá pedir ao Tabelião que encaminhe a dúvida ao Juiz da Vara de Registros Públicos para decidir a questão.

1.9 Posso registrar minha escritura de promessa de compra e venda do imóvel?

Sim, você deve registrá-la e, ao fazer isso, garante que o imóvel não seja vendido a outra pessoa. O comprador poderá, depois, efetivar a escritura definitiva, que também deverá ser registrada.

1.10 O que é a averbação?

Averbação é o ato de anotar alterações ou acréscimos referentes ao imóvel ou às pessoas que constam do registro ou da matrícula do imóvel. São averbadas, por exemplo, as mudanças de nome do proprietário do bem, se ele mudou de estado civil e outros atos que tenham relação com aquele imóvel.

Informação: De acordo com a lei, os atos mais comuns a serem registrados ou averbados, são: escritura de compra e venda; formal de partilha – documento feito ao final do inventário; alterações nos nomes dos proprietários do imóvel; contratos de promessa de venda; loteamentos urbanos e rurais; usufruto.

1.11 Que documentos devo apresentar para solicitar registros e averbações?

Os documentos necessários variam de acordo com o que se registra ou averba. Procure o cartório para saber exatamente o que precisará apresentar para efetuar seu ato.

1.12 Quem pode requerer uma certidão no Registro de Imóveis?

Qualquer pessoa pode requerer certidão, sem precisar dizer qual é o motivo ou interesse.

Quem está comprando uma casa, apartamento, lote, qualquer imóvel, precisa obter a certidão no registro imobiliário para saber qual a situação jurídica atual do bem. Assim terá segurança na realização do negócio.

1.13 Que certidões preciso pedir para registrar a compra e venda do imóvel?

Peça certidão de ônus reais no cartório onde está registrado o imóvel para ter certeza de que ele pode ser negociado. Peça também ao vendedor uma certidão de débitos de IPTU e certidões que comprovem que não existem dívidas, ações de cobrança e pendências na Justiça que tenham ligação com o imóvel.

1.14 O que é uma Certidão de Ônus Reais?

É uma certidão que permite saber os registros e as averbações anotados na matrícula do imóvel. A certidão indica, por exemplo, quem foi o último comprador ou se existe alguma restrição ao imóvel, como uma penhora, por exemplo. Esta certidão é solicitada no Cartório de Registro de Imóveis onde o imóvel está registrado.

1.15 Quem paga pelas despesas do registro do imóvel?

A pessoa que apresenta o documento no cartório, normalmente o comprador.

1.16 Quando são pagas as custas no Cartório de Registro de Imóveis?

As custas são pagas no ato da entrada do documento a ser registrado.

1.17 Como posso saber se os valores cobrados pelo cartório estão corretos?

A Tabela de Emolumentos (valores a serem pagos) é divulgada anualmente pela Associação responsável de cada Estado. 

 

 Siglas e Conceitos em geral

 

    Este documento visa explicar de forma mais prática algumas siglas e conceitos utilizados nos processos do Sistema Khamalleon, procurando assim dar um melhor atendimento para o usuário.

 

Usufrutuário: Indivíduo que possui o usufruto de um bem.

Subestabelecer: O mandatário pode transferir o exercício dos Poderes a ele conferidos a um terceiro que venha executar, por ele, o mandato que lhe havia sido outorgado.

Exemplo: Júnior (Procurador), Liana (Procurador) e Érika (Substabelecimento)

Certidão de Ônus: É uma certidão que diz na matrícula se consta algum impedimento para que o imóvel seja negociado.

Mandante anterior: A primeira pessoa que estava com a procuração.

Espólio: Bens que ficam quando a pessoa morre. Ou seja, patrimônio. Deixado que fosse partilhado.

Cláusula Constituti: O modo de tradição pelo qual aquele que no momento possuía em seu nome a coisa de que fez venda, passa a possuí-la em nome do comprado.

"Texto Cartorário; Expressão latina que é usada como salvaguarda contra a hipótese de que o vendedor possa vir a continuar a permanecer no imóvel, em face de algum desentendimento, mesmo após tê-lo transferido escrituralmente. E a alegação certamente poderá escudar-se no fato da posse não ter sido objeto da escritura; Abona essa garantia para a hipótese de o vendedor prolongar sua permanência no imóvel vendido."

Rogado: Quem assina por alguém (Pessoas Analfabetas, deficientes ou que no momento no ato estão impossibilitados de assinar).

Representante: Se faz necessário quando é menor de idade ou é uma empresa.

Outorgante: É o interveniente como interessado com escritura pública, contrato-promessa, ou qualquer outro tipo de contrato. Outorgante é aquele que concede a escritura.

Outorgado: Quem recebe, quando você recebe ou transfere algum poder ou algo para alguém você estar outorgando.

Emancipação: Significa o ato de tornar livre ou independente. O termo é aplicado em muitos contextos como emancipação de menor,emancipação da mulher, emancipação política etc. 

Exemplo: É uma liminar concedida pelo Juiz na qual declara que o menor é capaz de viver e responder pelos seus atos e feitos sem a presença de um adulto.

AD JUDICIA E ET EXTRA: Cláusula que autoriza o advogado a praticar todos os atos relativos à Procuração para o foro em geral, mais os atos extrajudiciais de defesa e representação perante pessoas jurídicas de direito público ou privado para fins judiciais e extrajudiciais.

ET NEGOCIA: A quem confere(m) amplos e especiais poderes para gerir e administrar todos os negócios e interesses referentes a (nome da empresa).

CCIR: Certificado de Cadastro do Imóvel Rural.

ITBI: Imposto sobre Transmissão de Bens de Imóveis.

ITCMD: Imposto de Transmissão causa Mortis e Doação.

ITR: Imposto sobre Território Rural.

DOI: Declaração sobre Operações Imobiliárias.

Certidão Municipal: (IMÓVEL) Se tem pendências.

Certidão Estadual: (PARTES) Emissão de certidão para simples conferência pelo contribuinte, da existência de débitos inscritos e não inscritos em seu nome, bem como para comprovação perante órgãos públicos ou privados, atestando a regularidade do requerente perante a Secretaria da Fazenda do Paraíba. Também conhecida como CND, CDT, Certidão Negativa de Tributos Estaduais e Certidão Tributária.

Certidão CNDT: A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é nacional, válida por 180 dias, e apresenta a situação da pessoa jurídica pesquisada em relação a todos os seus estabelecimentos, agências ou filiais. Ela será negativa quando não houver débitos trabalhistas em nome do pesquisado e durante os primeiros 30 dias da sua inscrição no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT), e será positiva com efeito de negativa quando os débitos estiverem garantidos por penhora ou com a exigibilidade suspensa.

Contrato de Promessa de Compra e Venda: O contrato de promessa de compra e venda nada mais é senão um compromisso de uma realização futura, onde o promitente-vendedor obriga-se a vender um imóvel pelo valor, condições e modos pactuados, comprometendo-se a outorgar (passar) a escritura de compra e venda ou escritura definitiva quando do adimplemento da obrigação.

Dação em Pagamento: No Direito das obrigações, ocorre a dação em pagamento quando o credor aceita que o devedor dê fim à relação de obrigação existente entre eles pela substituição do objeto da prestação, ou seja, o devedor realiza o pagamento na forma de algo que não estava originalmente na obrigação estabelecida, mas que extingue-a da mesma forma.

A dação é, portanto, uma forma de extinção obrigacional, e sua principal característica é a natureza diversa da nova prestação perante a anterior, podendo ocorrer, por exemplo, substituindo-se dinheiro por coisa, uma coisa por outra ou mesmo uma coisa por uma obrigação de fazer.

A dação em pagamento (datio in solutum) não deve ser confundida com a dação "pro solvendo", que não extingue a obrigação, mas apenas facilita o seu cumprimento.

Escritura de Inventário e Partilha: Enquanto a finalidade do inventário é conter toda a descrição detalhada de todos os bens que compõem o acervo hereditário, a partilha destina-se a estabelecer o quanto caberá a cada herdeiro, definindo o quinhão de cada qual. A partilha é dispensada, por exemplo, quando houver apenas um herdeiro. Ressalta-se, porém, que a partilha não torna, necessariamente, o bem divisível. Assim, mesmo com a partilha, pode acontecer de a coisa permanecer indivisa, mas cada herdeiro terá uma fração ideal sobre o bem.

Procuração de Substabelecimento: É o ato pelo qual o procurador transfere ao substabelecido os poderes que lhe foram conferidos pelo mandante. O substabelecimento pode ser feito com reserva de poderes, consistindo na transferência provisória dos poderes, podendo o procurador reassumi-los a qualquer tempo; ou sem reserva de poderes, tratando-se de transferência definitiva, em que o procurador originário renuncia ao poder de representação que lhe foi conferido.

Revogação de Mandato: Quando a pessoa não quer mais que outra pessoa responda por ela, ou seja, ex: Uma pessoa concede poderes para que outra tome decisões por ela por algum determinado impedimento, depois não quer mais, a pessoa tem que ir ao cartório e revogar o mandato para que a procuração transferida não seja mais válida.